GUÍA RÁPIDA PARA CONSULTORES Y CAPACITADORES INDEPENDIENTES.¿ERES LA “TERCERA COTIZACIÓN”?

Por: José Manuel Vecino P.*

Si ofreces servicios de formación corporativa, seguro te ha pasado: te piden una cotización “para hoy” porque “la decisión es inminente”, y al final descubres que solo necesitaban cumplir la política de tres propuestas del área de Compras; el proveedor ya estaba prácticamente definido por confianza, amistad o vínculos previos.

Esto no ocurre solo en capacitación: se repite en muchos otros servicios y productos. Tras años en el mercado aprendí a distinguir rápido quién es un cliente potencial real y quién solo busca “tu tercera cotización”.

Aquí te cuento cómo detectarlo y qué hacer para no perder tiempo.

Cuando trabajas por tu cuenta, el tiempo es tu activo más caro. Y pocos ladrones de tiempo son tan comunes como la solicitud urgente de cotización que solo sirve para cumplir con la política de “tres propuestas” del área de compras.Este artículo te ayuda a detectar esos casos rápido, responder con elegancia y enfocarte en clientes reales.

1) Mini-historia (te va a sonar)

Martes, 4:30 p. m.: “Hola, ¿nos puedes cotizar un taller de liderazgo para mañana? Estás entre las mejores opciones.”Inviertes 3 horas, ajustas contenidos, cierras números, envías.Miércoles: “Compras necesitaba tres cotizaciones. Te avisamos.”No avisan.

Meses después te vuelven a escribir. Esta vez pides 20 minutos de descubrimiento, validas problema, decisión, presupuesto y proceso. Sale piloto pagado. ¿Diferencia? Calificaste antes de cotizar.

2) El filtro express: método P.A.U.T.A. (5 preguntas, 5–10 min)

Haz estas preguntas por teléfono o videollamada antes de abrir PowerPoint:

• P — Problema: ¿Qué brecha concreta quieren cerrar y cómo la miden hoy?

• A — Autoridad: ¿Quién decide y quién usa la solución? (nombre y cargo).

• U — Urgencia: ¿Fecha límite real y por qué? (evita urgencias artificiales).

• T — Tesoro (presupuesto): ¿Qué rango tienen aprobado para decidir?

• A — Aprobación/Compras: ¿Cómo es el proceso y cuántos proveedores participan?

Sin problema claro, decisor identificado, plazo legítimo, presupuesto aproximado y proceso definido, hueles a tercera cotización.

3) Banderas rojas (si ves 2 o más, pisa el freno)

• “Solo necesitamos el precio hoy, el alcance luego lo vemos.”

• No aceptan reunión de descubrimiento (ni de 15–20 min).

• No comparten criterios de evaluación o su ponderación.

• Hablas con alguien sin poder de decisión y no aparece el patrocinador.

• “Compras nos pidió tres opciones.”

• Urgencia fuera de horario, con brief vago.

  
  

4) Guiones listos (copia/pega)

Pedir reunión breve“Para una propuesta responsable necesito entender el resultado esperado y los criterios de evaluación. ¿Agendamos 20’ con el patrocinador hoy o mañana?”

Validar presupuesto“Para aterrizar opciones útiles, ¿en qué rango desean estar? Puedo proponer tres alternativas dentro de ese techo.”

Entender compras“¿Quiénes evalúan, con qué criterios y fechas? Así alineo la propuesta a su matriz.”

Declinar con elegancia“Gracias por considerarnos. Sin reunión de descubrimiento ni criterios, prefiero no presentar cotización. Si desean explorar un diseño alineado a resultados medibles, con gusto agendamos.”

WhatsApp corto“¿Te va bien una llamada de 10–15’ hoy? Sin ese mini-brief, solo podría enviarte una ficha estándar (no diseño a medida).”

5) Tu “kit anti-tercera” (políticas que te cuidan)

1. Sin brief, no hay cotización a medida.

2. Tres paquetes predefinidos (Esencial / Pro / Enterprise) para no rediseñar cada vez.

3. Plazos sanos: entregas en 48–72 h; urgencias = recargo o ficha estándar.

4. Diagnóstico pagado (descontable si contratan).

5. Anticipo 40% para reservar fechas y equipo.

6. Comparabilidad: no entregas metodología completa ni materiales en licitación.

7. Validez y supuestos claros (horas, nº de participantes, lo que sí/no incluye).

8. Seguimiento con fecha: si no hay respuesta en X días, se archiva.

   
   

Escríbelas en tu pie de página de propuesta y en tu correo de envío. La claridad espanta al “comprador turista”.

6) Matriz Go / No-Go (2 minutos)

Marca ✓ o ✗:

• Problema y métricas claras

• Decisor/patrocinador confirmados

• Rango presupuestal conocido

• Criterios/ponderación compartidos

• Plazo razonable (≥ 72 h)

• Acceso a usuarios clave (RR. HH., líderes de área)

Go: ≥ 5 ✓Tal vez: 4 ✓ → propone ficha estándar (no a medida)No-Go: ≤ 3 ✓ → declina cordialmente

7) Propuesta “ligera” para casos grises (15–25 min)

Cuando haya interés pero poca claridad, envía catálogo inteligente, no consultoría gratis.

Estructura:

• Contexto (3 líneas): lo que entendí.

• Objetivo de negocio (1 frase medible).

• 3 opciones: alcance, horas, resultados esperados, inversión.

• Supuestos y límites.

• Caso breve: 1 párrafo de impacto logrado con cliente similar.

• Próximos pasos: reunión de ajuste / piloto pagado.

  
  

8) KPIs para no engañarte

• % de propuestas sin reunión (meta: < 15%).

• Tasa de cierre (solo cuenta propuestas calificadas).

• Horas por propuesta (baja al usar plantillas).

• % de No-Go fundamentados (si hoy dices sí a todo, apunta a > 25%).

• Ciclo de ventas por tipo de cliente.

Medir te da permiso para decir no con datos.

9) Plantillas rápidas

Asunto de correo: Propuesta responsable — agendemos 20’Cuerpo (breve):“Gracias por considerar mi apoyo en [tema]. Para una propuesta útil a su proceso, necesito 20’ con el patrocinador, criterios de evaluación y rango presupuestal. Si no es posible, puedo enviar una ficha estándar con rangos de inversión. ¿Agendamos hoy o mañana?”

Pie de propuesta (condiciones):

• Vigencia: 10 días · Entrega: 48–72 h desde brief aprobado · Anticipo 40%

• No incluye: materiales propietarios ni plan de clase completo en etapa de licitación

• Cambios mayores al alcance inicial → ajuste de inversión

  
  

10) Checklist final antes de cotizar

• ¿Entiendo qué duele, a quién y cómo lo medirán?

• ¿Sé quién decide y cuándo?

• ¿Tengo rango de presupuesto y criterios?

• ¿Mi propuesta cabe en sus tiempos reales?

• ¿Estoy usando mi plantilla de 3 paquetes?

  
  

Si tres respuestas son “no”, estás a un “gracias, te avisamos” de distancia.

Ser independiente no es decir que sí a todo; es proteger tu foco, tu energía y tu reputación para entregar valor donde realmente lo aprecian. Cuando aplicas P.A.U.T.A. como filtro, usas guiones claros para pedir brief, presupuesto y proceso, y sostienes políticas visibles en tus correos y propuestas, dejas de correr detrás de urgencias ajenas y empiezas a liderar la conversación.

La matriz Go/No-Go te permite decidir rápido dónde invertir tiempo; las propuestas “ligeras” y los paquetes Esencial/Pro/Enterprise convierten el “mándame algo ya” en pilotos pagados o en catálogos comparables sin regalar consultoría; y los KPI de ventas (tasa de cierre, horas por propuesta, ciclo de decisión) te muestran con datos qué decir, a quién y cuándo.

El resultado es un pipeline sano: menos desgaste, mejores márgenes, proyectos mejor diseñados y relaciones más sólidas con clientes que valoran tu trabajo. Decide hoy tu regla de oro: sin brief no hay cotización a medida, agenda 20 minutos con el patrocinador y envía siempre opciones con supuestos y vigencia. Ni bombero ni relleno: urgente no es cliente.

**José Manuel Vecino P. Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión Humana, Consultor empresarial y Docente Universitario. Escríbeme a jmvecinop@pioneroslatam.com