EL TIEMPO, UN RECURSO NO RENOVABLE

Por: JOSE MANUEL VECINO P.*

El tiempo es, sin duda, el recurso más valioso que poseemos. A diferencia del dinero o los bienes materiales, no podemos recuperarlo una vez que ha pasado.

En el ámbito gerencial, la administración efectiva del tiempo es esencial para asegurar el éxito organizacional y personal.

Sin embargo, hay un concepto clave que debemos comprender: el tiempo no se administra, nosotros nos administramos dentro del tiempo.

En este artículo exploraremos cómo la gestión personal dentro del tiempo impacta la productividad, cuáles son los principales enemigos de la eficiencia, la importancia de estructurar agendas y herramientas clave como la matriz de lo urgente e importante para una planificación estratégica adecuada.

A menudo se habla de "administración del tiempo" como si fuera posible controlarlo o moldearlo a nuestra conveniencia. Sin embargo, el tiempo sigue su curso independientemente de nuestras acciones.

Lo que realmente podemos hacer es gestionar nuestra energía, enfoque y prioridades dentro del tiempo disponible.

En la práctica, esto significa tomar decisiones sobre cómo y en qué invertimos nuestro tiempo. Cada minuto que pasa es una oportunidad de generar valor o desperdiciar recursos. Por ello, los gerentes deben adoptar estrategias para optimizar su rendimiento dentro del tiempo que tienen.

Existen varios factores que atentan contra una gestión eficiente del tiempo en el entorno gerencial. Entre los más relevantes encontramos:

1. La procrastinación

La postergación de tareas importantes en favor de actividades menos relevantes o más placenteras es un problema común. La procrastinación suele derivar de la falta de claridad en objetivos, miedo al fracaso o la falta de disciplina personal.

2. La multitarea

Muchos gerentes creen que realizar varias tareas a la vez los hace más productivos, cuando en realidad disminuye la calidad del trabajo y aumenta los errores. La multitarea divide la atención y genera agotamiento mental, reduciendo la efectividad en la toma de decisiones.

3. Falta de planificación

La ausencia de un plan estructurado con objetivos claros puede derivar en pérdida de tiempo en actividades poco estratégicas. Sin una planificación efectiva, las tareas se acumulan, generando estrés y disminuyendo el rendimiento.

4. Reuniones improductivas

Las reuniones sin un propósito claro, mal organizadas o demasiado extensas representan una gran fuga de tiempo. Muchas veces, los temas tratados pueden resolverse con un simple correo o comunicación breve.

5. Falta de delegación

Muchos gerentes tienen dificultades para delegar tareas, ya sea por falta de confianza en su equipo o por un sentido excesivo de responsabilidad. Esto genera una sobrecarga de trabajo innecesaria y limita la capacidad de enfoque en tareas estratégicas.

6. Interrupciones constantes

Las notificaciones del celular, correos electrónicos, llamadas inesperadas o visitas imprevistas interrumpen el flujo de trabajo y dificultan la concentración. Un entorno con muchas distracciones afecta la productividad y genera pérdida de tiempo valioso.

Uno de los hábitos más efectivos para una buena gestión del tiempo es el uso de agendas. Una agenda permite visualizar tareas, compromisos y plazos, ayudando a estructurar el día de manera eficiente. Algunas ventajas clave incluyen:

• Claridad de prioridades: Saber qué es importante y qué se debe atender primero.

• Reducción del estrés: Evita la acumulación de tareas de último momento.

• Mejor uso del tiempo: Permite organizar bloques de trabajo sin interrupciones.

• Mayor cumplimiento de objetivos: Facilita el seguimiento de metas a corto y largo plazo.

  
  

El uso de agendas puede complementarse con herramientas digitales como Google Calendar, Trello, Asana o Notion, que permiten una mejor organización y accesibilidad desde cualquier dispositivo.

Uno de los modelos más efectivos para gestionar el tiempo es la Matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Esta matriz clasifica las tareas en cuatro cuadrantes según su urgencia e importancia:

1.     Cuadrante I: Urgente e Importante

o    Son las tareas críticas que requieren atención inmediata, como crisis, problemas urgentes o plazos inminentes.

o    Ejemplo: Resolver una crisis empresarial o entregar un informe con fecha límite inmediata.

2.     Cuadrante II: No Urgente pero Importante

o    Incluye tareas estratégicas que generan valor a largo plazo, como planificación, desarrollo personal y networking.

o    Ejemplo: Diseñar una estrategia de crecimiento para la empresa.

3.     Cuadrante III: Urgente pero No Importante

o    Actividades que parecen urgentes pero no generan gran impacto, como interrupciones, llamadas innecesarias o reuniones improductivas.

o    Ejemplo: Atender un correo sin relevancia para la estrategia empresarial.

4.     Cuadrante IV: Ni Urgente ni Importante

o    Son actividades que consumen tiempo sin aportar valor, como ver redes sociales sin propósito laboral o conversaciones triviales.

o    Ejemplo: Pasar demasiado tiempo en redes sociales personales durante la jornada laboral.

El objetivo de los gerentes debe ser reducir el tiempo dedicado a los cuadrantes III y IV, enfocándose más en el cuadrante II, ya que es donde se logra un crecimiento sostenido y estratégico.

Además de la matriz del tiempo y el uso de agendas, existen otras herramientas y técnicas para mejorar la gestión del tiempo gerencial:

• Técnica Pomodoro: Consiste en trabajar en bloques de 25 minutos con pausas de 5 minutos para mantener la concentración y evitar el agotamiento mental.

• Regla de los dos minutos: Si una tarea puede realizarse en menos de dos minutos, se recomienda hacerla de inmediato en lugar de postergarla.

• Bloques de tiempo: Asignar períodos específicos del día para tareas concretas, evitando interrupciones y mejorando la productividad.

• Método GTD (Getting Things Done): Un sistema de organización que ayuda a procesar tareas y prioridades de manera eficiente.

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  Relojes de Dali

En conclusión, el tiempo es un recurso finito e irrecuperable. En lugar de intentar administrarlo, debemos aprender a administrarse dentro de él, optimizando nuestras acciones y decisiones. Los gerentes que logran gestionar su tiempo de manera efectiva no solo aumentan su productividad, sino que también reducen el estrés y mejoran su calidad de vida.

La clave está en evitar los enemigos de la productividad, estructurar una agenda eficiente, priorizar adecuadamente con herramientas como la matriz del tiempo y aplicar estrategias que permitan un mejor rendimiento. Solo así se puede aprovechar al máximo este recurso no renovable y lograr un impacto significativo en la organización y en la vida personal.

**José Manuel Vecino P. Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión Humana, Consultor empresarial y Docente Universitario. Escríbeme a jmvecinop@pioneroslatam.com