Por: José Manuel Vecino P.*
La transformación digital ha redefinido la dinámica empresarial, integrando tecnologías avanzadas que nos conectan y mantienen disponibles prácticamente todo el tiempo. En este contexto, las reuniones, uno de los pilares de la comunicación organizacional, han evolucionado para adaptarse a nuevas realidades, pero también enfrentan desafíos que requieren un enfoque actualizado para ser efectivas.
Con la pandemia de COVID-19, las reuniones virtuales se convirtieron en la norma. Incluso en la era post-pandemia, donde muchas empresas están adoptando modelos híbridos de trabajo, la virtualidad sigue siendo clave. Este cambio no solo ha permitido la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar, sino que también ha desafiado la efectividad de las reuniones tradicionales. Los empleados ahora deben equilibrar la concentración en reuniones virtuales con las distracciones del hogar y la fatiga digital, lo que hace que sea crucial optimizar cómo y cuándo se celebran estas reuniones.
La tecnología es un gran aliado, pero también puede ser una distracción. Herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet han permitido la continuidad del negocio, pero su mal uso puede llevar a reuniones ineficaces y a la fatiga por videollamadas. Para evitar esto, es esencial utilizar la tecnología de manera estratégica: limitar la duración de las reuniones, definir objetivos claros y compartir agendas con antelación. También es importante considerar si una reunión es realmente necesaria o si el asunto puede resolverse mediante un correo electrónico o una herramienta de colaboración.
El reto no solo está en cómo dirigir reuniones presenciales con asistentes multitarea, sino en cómo integrar a quienes participan de manera remota sin que se sientan desconectados. En la actualidad, las reuniones híbridas (con participantes tanto en persona como virtualmente) son cada vez más comunes. Para que estas reuniones sean exitosas, es fundamental contar con la infraestructura adecuada, como cámaras de alta definición y sistemas de audio que garanticen que todos los participantes puedan verse y escucharse claramente.
Claves para Reuniones Efectivas en 2024
Claridad en el Objetivo: Cada reunión debe tener un propósito claro y específico. Pregúntese si la reunión es realmente necesaria y cuál es el resultado esperado.
Participantes Relevantes: Invite solo a aquellos que puedan contribuir y tomar decisiones. Las reuniones con demasiados participantes suelen ser menos productivas.
Duración Controlada: Defina un tiempo específico para la reunión y respételo. Las reuniones largas son contraproducentes y aumentan la fatiga.
Preparación y Participación Activa: Asegúrese de que los asistentes estén preparados y sepan cuál es su rol en la reunión. Fomentar la participación activa es crucial para alcanzar los objetivos.
Uso Estratégico de la Tecnología: Integre herramientas tecnológicas de manera que aumenten la eficiencia, pero evite que se conviertan en distracciones. Limite el uso de dispositivos a lo esencial para la reunión.
Inclusión de Opiniones Diversas: Valore y promueva la diversidad de opiniones. Las diferencias enriquecen las discusiones y pueden llevar a mejores soluciones.
Documentación y Seguimiento: Registre las decisiones y los próximos pasos al final de cada reunión y asegúrese de que todos los participantes tengan claro qué se espera de ellos.
Las reuniones efectivas en la era digital requieren un equilibrio entre aprovechar las ventajas de la tecnología y gestionar sus desafíos. Al adaptarnos a las nuevas realidades y mejorar nuestras prácticas de reuniones, podemos crear espacios más productivos y colaborativos, tanto en el entorno virtual como en el presencial. La clave está en ser intencionales y estratégicos en la planificación y ejecución de cada reunión, asegurando que el tiempo invertido genere un verdadero valor para la organización.
José Manuel Vecino P.* Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión Humana, Consultor empresarial y Docente Universitario.
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