Aún recuerdo el primer día de trabajo en una de las empresas en las que trabajé no lo olvido, y no precisamente por bueno.
Ese día llegué muy entusiasmada y también un poco asustada como normalmente pasa en esos días. Esperaba llegar y encontrar a mi jefe o alguien del equipo de talento humano esperándome para darme la bienvenida y así bajar un poco la ansiedad, esperaba encontrar un lugar de trabajo dispuesto para mí y con los recursos necesarios, esperaba encontrar una agenda planeada para mi programa de inducción y obtener información clave y relevante sobre la empresa y mi nuevo trabajo. Pero nada de eso sucedió. Fue el día más largo y aburrido de mi vida , y en la noche regresé a mi casa bastante confundía, preguntándome ¿ será que así van a hacer todos los días en esta empresa?
Para un nuevo colaborador lo que pasa el primer día de trabajo, la bienvenida que recibe, como la información y el entrenamiento que le brindan para desempeñar bien sus funciones, constituyen la primera impresión de lo que
es la empresa y empezará desde allí a validar sus expectativas. Son momentos de verdad que representan de alguna manera el estilo de la organización y su cultura.
Se podría decir que la Inducción que recibe el nuevo colaborador cuando ingresa a la empresa es el primer evento de Formación allí, es el inicio de un proceso de desarrollo que se espera sea muy exitoso.
Es por esto, que los procesos de Inducción corporativa e Inducción y entrenamiento al cargo o Onbording su término en inglés para el nuevo colaborador se consideran fundamentales, y a los que se les debe prestar suma atención en su diseño e implementación, buscando que siempre generen experiencias memorables para esta persona que llega con todo su entusiasmo y potencial a contribuir a los objetivos de la organización.
Es un proceso fundamental para la construcción y mantenimiento de la cultura, pues finalmente, la cultura es “lo que pasa en una organización” y un nuevo colaborador según lo que vea que pasa allí se empezará a formar una idea de cómo es la cultura y a actuar conforme a esto. Es por eso que debe haber siempre mucha coherencia con lo que se dice que es la cultura “nosotros aquí actuamos así…” nos tratamos así …” “le damos mucha importancia a esto …” y “no toleramos esto…” versus lo que realmente pasa y se vive en el día a día.
Ahora bien, si la organización tiene una Cultura de Servicio, pues desde el primer día el colaborador (inclusive desde el proceso de selección) debe sentirla, debe sentir que es Bienvenido, que lo estaban esperando y que empieza a pertenecer a ese lugar; esto se logra con un adecuado programa de Bienvenida e Inducción y dándole la importancia que tiene.
Otros beneficios de tener un adecuado programa de Bienvenida e Inducción son : Mayor motivación del nuevo colaborador , reduce la ansiedad y el estrés del nuevo colaborador , adaptación más rápida a la cultura y estructura de funcionamiento de la empresa, brinda una experiencia homogénea a los nuevos colaboradores evidenciando desde esos momentos de verdad la cultura de la organización , optimiza los tiempos de curva de aprendizaje, maximiza el nivel de contribución en un menor espacio de tiempo y minimiza casos de errores, genera empoderamiento y compromiso y reduce la rotación de personal .
Por lo tanto, recomiendo desarrollar el programa de Orientación o de Onboarding en cinco etapas:
1- Planeación: Alistar todo lo necesario para la llegada del nuevo colaborador asegurando que reciba una cálida bienvenida y que al llegar sienta que lo estaban esperando y que su llegada es un evento importante. Alistar va desde separar el tiempo en las agendas de las personas que lo recibirán el primer día hasta asegurarse que esta lista su oficina, su carnet , dotación, equipos, recursos físicos necesarios, usuario de red y el kit de bienvenida ( obsequios y/o productos de la empresa que conecten con la marca) , entre otros. Para esta planeación recomiendo utilizar una lista de chequeo.
2- Bienvenida: una cálida bienvenida el primer día por parte de una persona representante de Gestión humana y de su jefe inmediato, la participación del jefe este primer día es fundamental, no debe faltar el primer día, esto siempre se recordará como un momento de verdad. Le corresponde como jefe tener una reunión formal con su nuevo colaborador, previamente agendada para hablarle sobre asuntos generales y fundamentales del área, del equipo y de su cargo.
3- Orientación: esta fase comprende la inducción corporativa, es decir, la información general sobre la organización y la inducción especifica de su cargo. Para los dos programas debe haber una agenda previamente definida .
4- Entendimiento: en esta etapa el colaborador inicia a ejercer sus labores con acompañamiento y feedback constante de su jefe.
5- Retroalimentación y evaluación: este proceso es como cualquier otro de la organización que se debe medir, ajustar y mejorar, por lo tanto, al final del proceso es importante que el colaborador evalué como le pareció el proceso, como se sintió y que sugerencias de mejora puede dar.
Resulta también de gran beneficio contar con un Padrino es este proceso, un colaborador que se destaca por su compromiso y su conexión con la cultura de la organización para que le brinde guía y soporte al nuevo colaborador en asuntos del día a día y “reglas organizacionales” implícitas y explicitas, le de entrenamiento en las tareas propias del cargo en algunos casos sin sustituir al Líder / jefe en ningún caso.
Es con este proceso entonces, que inicia la Experiencia del Colaborador (Employee Experience) y, por lo tanto, deben ser momentos de verdad llenos de detalles que sorprendan y que permitan empezar a construir desde ese momento el sentido de pertenencia y el compromiso del nuevo colaborador. Momentos que hagan que al final del día el colaborador regrese a su casa feliz y satisfecho por haber tomado la mejor decisión, pertenecer a una gran empresa con un gran lugar para trabajar.
Por: Victoria Robledo P.