CÓMO INICIAR UN EVENTO DE FORMACIÓN EMPRESARIAL DE MANERA EFECTIVA: TÉCNICAS, ESTRATEGIAS, IDEAS Y CONSEJOS

Por:  José Manuel Vecino P.*

“La capacitación no es un gasto, es una inversión estratégica que impulsa el crecimiento y la innovación” (Accenture, 2020).

Imagina convocar a un grupo de profesionales, diseñar contenidos de alto valor y reservar un espacio idóneo, para luego comprobar cómo, en los primeros minutos, la atención se dispersa y la motivación se evapora. Esa desconexión temprana incide directamente no solo en el disfrute de la jornada, sino en la transferencia real de conocimientos, en la satisfacción de los asistentes y en el retorno financiero de la organización (Brandon Hall Group, 2019).

La evidencia muestra que, cuando la apertura de un evento formativo está planificada con intencionalidad, los niveles de satisfacción alcanzan el 87 % frente al 62 % de quienes improvisan (Training Industry, 2021). Asimismo, la transferencia de lo aprendido en formaciones prácticas supera el 70 %, comparado con un promedio del 19 % en programas convencionales que no dedican los primeros minutos a activar el aprendizaje (LinkedIn Learning, 2020).

En cuanto al retorno de la inversión, las compañías que miden rigurosamente el impacto de su formación logran ROIs que oscilan entre el 25 % y el 300 %, cuando combinan metodologías de apertura estratégica, feedback continuo y seguimiento posterior (Continu, 2021; Accenture, 2020).

El inicio de la sesión, por tanto, no debe concebirse como un mero preámbulo, sino como el punto de partida de un proceso experiencial que conecte cabeza y corazón, teoría y práctica, emoción e información.

Dedicar al menos un 10 % del tiempo total del evento —aproximadamente los primeros 15 minutos— a recursos diseñados para generar curiosidad, empatía y visión de aplicación produce un incremento de más del 20 % en la retención de conocimientos y un 18 % adicional de aplicación práctica en los 30 días siguientes (Brandon Hall Group, 2019).

Para lograr este arranque de alto impacto, conviene combinar cinco acciones clave. Primero, formular una pregunta detonante que recupere experiencias reales del auditorio. Al preguntar, por ejemplo, “¿Qué desafío encontraste la última vez que implementaste un cambio organizacional?”, se da pie a que cada participante reflexione un minuto en silencio y luego comparta brevemente. Este ejercicio activa esquemas cognitivos previos, evidencia necesidades concretas y genera un clima de complicidad donde el facilitador se percibe como un aliado en la resolución de problemas, no como un mero expositor de diapositivas (LinkedIn Learning, 2020).

En segundo lugar, incorporar un mini role-play de cinco minutos en parejas, donde uno asuma el rol de líder y otro el de colaborador escéptico, permite experimentar dinámicas de comunicación y estilos de influencia. Tras tres minutos de preparación y dos de representación, el grupo observa barreras, identifica palancas de persuasión y adquiere un primer aprendizaje vivencial sin necesidad de desarrollar largas sesiones prácticas. Esta inmersión rápida aumenta la empatía y prepara a los asistentes para interiorizar los modelos teóricos que se presentarán a continuación (Training Industry, 2021).

La tercera acción consiste en relatar una narrativa estratégica en menos de un minuto. Un caso real —por ejemplo, cómo una empresa de servicios evitó repetir un error después de documentar sistemáticamente los aprendizajes de un piloto— ejemplifica el valor de aprender del propio fracaso. El relato debe articular contexto, conflicto y lección de manera sucinta, de modo que, al finalizar, el público comprenda el “para qué” y sienta afinidad con la temática (Brandon Hall Group, 2019).

En cuarto lugar, un quiz relámpago de cuatro o cinco preguntas cortas, con un límite de 15 segundos cada una, calibra el conocimiento previo y genera un pico de energía colectiva. Preguntas de verdadero/falso o de opción múltiple sobre conceptos clave —“¿El feedback constructivo sólo corresponde al cierre de proyectos?” o “¿Cuál es la fase inicial del modelo ADKAR?”— no sólo diagnostican vacíos, sino que focalizan la atención en los términos que se repetirán durante toda la jornada (LinkedIn Learning, 2020).

Finalmente, un rompehielos enfocado en resultados, como diseñar en grupos de tres un indicador de medición del éxito del propio evento, refuerza la cultura de seguimiento y rendición de cuentas. Cuando los representantes exponen sus KPIs —vinculados al ROI o a la mejora de procesos concretos— se establece un compromiso tácito con la aplicación práctica y se cierra la apertura con un horizonte claro de objetivos medibles (Continu, 2021).

Estas cinco acciones, alineadas de manera fluida y adaptadas al perfil de la audiencia, convierten los primeros quince minutos en un espacio de descubrimiento y conexión. Más allá de la técnica, el facilitador juega un rol central: su entonación, lenguaje corporal y capacidad de gestionar tiempos con precisión proyectan profesionalismo y cercanía, elementos esenciales para la confianza y la disposición a participar (Accenture, 2020).

Es importante, además, contar con el respaldo de la alta dirección. Cuando un sponsor ejecutivo inicia la sesión con un mensaje que subraya la relevancia estratégica de la formación, se fortalece la percepción de valor y se aumenta en un 30 % la asistencia a sesiones posteriores y el compromiso de transferencia (Brandon Hall Group, 2019). Paralelamente, el uso de micro-encuestas de pulso después de la apertura, mediante herramientas como Mentimeter o Kahoot, permite ajustar el nivel de profundidad y el ritmo en tiempo real, optimizando la experiencia de aprendizaje (Training Industry, 2021).

Para medir el impacto financiero de estas prácticas, las organizaciones comparan indicadores de desempeño antes y después de la formación. Estudios de Brandon Hall Group (2019) muestran que las empresas que invierten de manera integral en aprendizaje aumentan sus márgenes de beneficio hasta en un 24 % y obtienen un 218 % más de ingresos por empleado. Asimismo, Accenture (2020) reporta un ROI medio de 4,53 dólares recuperados por cada dólar invertido en formación.

Al diseñar la apertura como un bloque estratégico —no como un preludio opcional—, no solo elevamos la satisfacción y la transferencia del aprendizaje, sino que cimentamos la transformación organizacional. Cada pregunta detonante, cada micro dramatización y cada indicador definido generan un puente entre la teoría y la acción, entre la curiosidad inicial y el compromiso sostenido. Esa es la verdadera ventaja competitiva de una formación empresarial bien iniciada.

Te invito a aplicar estas ideas en tu próximo evento de formación: planifica tus primeros quince minutos, define métricas de éxito y solicita feedback inmediato para ajustar tu ruta. Si deseas diseñar una apertura completamente a medida, optimizar tus indicadores de transferencia o calcular el ROI preciso de tus programas, contáctame. Juntos podemos construir la experiencia formativa que tu organización necesita para traducir inversión en aprendizaje en resultados tangibles.

Referencias

Accenture. (2020). The ROI of Leadership Development. Recuperado de https://www.accenture.com/

Brandon Hall Group. (2019). The Impact of Learning and Development on Organization Performance. Brandon Hall Group.

Continu. (2021). Measuring Learning ROI: A Comprehensive Guide. Continu.

LinkedIn Learning. (2020). 2020 Workplace Learning Report. LinkedIn Corporation.

Training Industry. (2021). 2021 Training Industry Report: Evaluating Learning Transfer and Satisfaction. Training Industry, Inc.

**José Manuel Vecino P. Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana, Gerente de Gestión Humana, Consultor empresarial y Docente Universitario. Escríbeme a jmvecinop@pioneroslatam.com